Gi en jul (2021)

Kunde: Gi en jul Stavanger 

Gi en jul er et veldedig prosjekt hvor du kan gi en jul til en familie som trenger det i form av julemiddag og julegaver. Dette prosjektet med å gi trengende familier en bedre julefeiring ble startet i Stavanger i 2015 av Elisabeth Ohlgren Tidemann som fikk ideen fra en dame som begynte med dette i Halden i 2001. I 2019 overtok Karianne Munch-Ellingsen som ansvarlig for Gi en jul Stavanger. Ved hjelp av anonymiserte lister som blir sendt fra barnevernet, sosialtjenesten og andre veldedige organisasjoner hjelper Karianne hundrevis av familier i Stavanger med å få en julefeiring i samsvar med forventningene.  

Antall studenter: 4 

Alle fra Capgemini.

Utfordring: Gjøre hele registreringsprosessen til prosjektet enklere for frivillig, Karianne Munch-Ellingsen. Tidligere har hele registreringen gått over epost, noe som har ledet til mye manuelt arbeid for Karianne. Selv når registreringsprosessen er over må man også koble sammen Givere og Familier ut ifra ønsket størrelse på familie. Dette har vært en veldig tidkrevende manuell prosess, som trengte effektivisering. 

Løsning: En webapplikasjon der givere kan registrere seg, institusjoner kan registrere familier, og den frivillige kan koble sammen partene. Den frivillige kan koble sammen familier manuelt, eller ved hjelp av en algoritme som foreslår koblinger mellom giver og familie basert på givers ønskede bidrag og familiens behov. Etter den frivillige har laget en kobling vil giveren motta en verifiseringslink på mail. Når giveren har verifisert koblingen vil den til slutt få en handleliste med familiens ønsker på mail. 

Resultat: Webapplikasjonen ble delt opp i tre deler: giver registrering, familie registrering og admin side.  

  • Nettsiden der givere registrerer seg selv ble prioritert for mobil ettersom det er ventet at mesteparten som registrerer seg gjør dette gjennom mobilen. Fokuset ved giver registreringen var å gjøre det å gi en jul til en koselig reise for giveren.
  • Familie registreringen ble laget for å være en informativ nettside for barnevernet og andre institusjoner, som gjør det enkelt å registrere en familie. 
  • Målet med Admin-siden var å gjøre den så funksjonell og oversiktlig som mulig. Admin-siden er delt opp i en oversikt, foreslåtte- og fullførte koblinger. På oversiktsiden vises alle givere og familier, samt diverse informasjon om dem som kan være nyttig. Både giverne og familiene kan søkes på for å gjøre intuitivt å finne frem. På siden med foreslåtte koblinger kan administratoren koble sammen givere og familier basert på anbefalinger fra en algoritme. Siden med fullførte koblinger gjør det å se status på alle koblingene oversiktlig. 

Webapplikasjonen vil i senere tid være open source, som gjør at den vil være i konstant utvikling. Dette er noe som har vært i tankene under utviklingen av applikasjonen. For å gjøre det enkelt å utvide og legge til nye funksjonaliteter har det vært viktig å skrive ryddig og leselig kode. Resultatet av sommerens arbeid er en webapplikkasjon under konstant utvikling, som vil være til stor nytte for Gi en jul. 

Kundeuttalelse:  

«Gi en jul» er et frivillig initiativ som hjelper lavinntektsfamilier med å skape en verdig jul. Julen 2020 fikk 715 barn og 496 voksne i Stavanger julegaver og julemat gjennom prosjektet. Potensialet for å hjelpe enda flere er stort, men er i dag begrenset av kapasitet. «Gi en jul» Stavanger drives frivillig og kun av en person, og det samme gjelder Sola og Sandnes. Det benyttes i dag flere generelle IT-verktøy, hvor kommunikasjon og organisering i hovedsak skjer gjennom Facebook og e-post. Informasjon samles om givere og lavinntektsfamilier (anonymt), kopieres til regneark og behandles manuelt. På grunn av et manglende system, er de frivillige i «Gi en jul» selve linken mellom givere og instansen som melder familiene inn, og dermed involvert i all kommunikasjon mellom aktørene.  

En spesiallaget IT-løsning vil kunne redusere mengde manuelt arbeid betydelig og gjør det mulig for «Gi en jul» å nå ut til enda flere familier med behov. 

Studentene har utviklet en portal som tilbyr: 

  • Privatpersoner å registrere seg som givere  
  • Institusjoner å enkelt melde inn familier med behov  
  • Automatisk forslag til koblinger mellom givere og familier basert på preferanser 
  • Sikker tilgang med innlogging 
  • Implementert design utviklet av Capgemini-designere  

Studentene har gjennom sommerprosjektet jobbet med flere interessenter både i «Gi en jul» -organisasjonen og i Capgemini. De forstod problemstillingen raskt og måtte tilegne seg en god del ny kunnskap for å kunne implementere en komplett løsning, som bestod av både back-end og front-end elementer. De var også kjapt i gang med å ta over stafettpinnen for å fascilitere de seremoniene som inngår i Scrum. Studentene har jobbet systematisk, selvstendig og iterativt, og har hatt god dynamikk i gruppen, og var gode på å tilby hverandre hjelp når utfordringer ble løftet fram under morgenmøter.   

Det var tydelig at sommerstudentene tok eierskap til prosjektet, hvor de selv prioriterte arbeidsoppgavene som måtte utføres for å gjøre en best mulig leveranse ovenfor kunden. Dette med forbehold om at løsningen skal være sikker og robust, og tekniske oppgaver som ikke gir direkte business-value er også blitt prioritert.  

Studentene har vært flinke til å ta ansvar for møter og oppklaringer gjennom sommeren. En av utfordringene vi møtte på gjennom sommeren var hvordan vi skulle modellere data for bruk i en «wide-column store»-database. Studentene gjorde en god del research selv, og fikk litt input fra mentorene for å komme frem til en løsning. Videre har de også vært flinke til å gjennomføre codereviews for hverandre og passe på at de til stor grad følger best-practices. 

Til tross for sin unge alder, har de fremstått profesjonelle i møte med kunden, var særdeles flinke til å presentere sitt arbeid og utfordringer, og var tydelige og presise i sin kommunikasjon i de ukentlige statusmøtene. Etter åtte uker med arbeid har de utviklet og dokumentert en fungerende MVP-løsning, som er et fantastisk utgangspunkt for videre utvikling. «Gi en jul» ser frem til å ferdigstille arbeidet og benytte løsningen i årets «Gi en jul»-aksjon. Vi ønsker å takke studentene for en super innsats og stå på vilje, og ønske de alt det beste i deres videre studier og fremtidig karriere. Vi håper å kunne jobbe med dem igjen en gang i fremtiden. 

Ekstern lenkehttps://gienjulteststorage.z1.web.core.windows.net/  

Skjermbilder:

Studentene som jobbet med Gi en jul – Elisabeth, Odin, Martin og Joachim.
Prosjektreferanse fra 2021, Gi en jul
Skjermbilde fra Gi en jul (under utvikling).